Какие требования предъявляются к путевым листам, подтверждающим расходы на содержание служебного автомобиля
Письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406
Комментарий
Минфин России рассмотрел вопрос о том, какими документами можно подтвердить расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Финансовое ведомство указало, что организация может использовать путевые листы, содержащие реквизиты и заполненные в порядке, утвержденном приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Аналогичную позицию ведомство высказывало и ранее (письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161).
В своих разъяснениях финансовое ведомство исходит из п. 2 Приказа № 152. Согласно данной норме требования приказа распространяются на все организации, эксплуатирующие автомобили. По мнению Минфина России, к таким предприятиям относятся в том числе и те, кто использует автомобиль для собственных нужд.
Причем форму путевого листа организация разрабатывает самостоятельно, руководствуясь ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Эта форма должна соответствовать требованиям настоящей статьи, а также содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в Приказе № 152.
Отметим, что такая позиция не является бесспорной.
Приказ № 152 был принят Минтрансом во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее – Устав). Согласно ч. 1 ст. 1 Устава данным законом регулируются отношения, возникающие при оказании услуг в том числе и автомобильным транспортом. Таким образом, применять Приказ № 152 обязаны только автотранспортные организации. К такому выводу пришел, в частности, ФАС Московского округа в постановлении от 18.09.2013 № А40-19421/13-99-60.
Заметим, что в период действия Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" существовали споры о том, может ли организация самостоятельно разработать форму путевого листа. Статьей 9 данного закона также было предусмотрено право организации самостоятельно разработать формы первичных документов. Однако сделать это можно было только в тех случаях, если не существовало унифицированной формы, разработанной соответствующим государственным органом. Унифицированные формы путевого листа были утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.
На данное обстоятельство указывали налоговые органы, обосновывая свои претензии к организации при проведении налоговой проверки. По мнению инспекции, существование таких унифицированных форм исключало для налогоплательщика возможность самому разработать путевой лист.
Арбитражные суды, в свою очередь, указывали, что составлять путевые листы по утвержденным данным постановлением формам не обязательно. Такая форма применяется только автотранспортными организациями. Налогоплательщик, использующий автомобиль в служебных целях, может разработать форму путевых листов самостоятельно. Данная позиция изложена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 № А42-3168/2011, Уральского округа от 25.08.2011 № Ф09-5209/11, Московского округа от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10, от 31.08.2010 № КА-А40/9859-10.
Рекомендации
Если организация, использующая автомобиль в служебных целях, не хочет претензий со стороны налоговых органов, то при составлении путевого листа она должна руководствоваться ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Приказом № 152.
Если организация готова отстаивать свою позицию в суде, она может разработать форму путевого листа, руководствуясь только требованиями указанного закона.
