ФНС России: первичные учетные документы, составленные в электронном виде, могут использоваться для целей бухгалтерского и налогового учета
Свою позицию по данному вопросу налоговое ведомство обозначило в письме от 05.10.2011 № ЕД-4-3/16368@ (доступно на официальном сайте ФНС России).
ФНС России пояснила, что действующее законодательство не предусматривает каких-либо ограничений на использование первичных учетных документов в электронном виде при взаимодействии хозяйствующих субъектов между собой. В то же время первичные документы принимаются к учету и включаются в упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации только при наличии подписи соответствующих должностных лиц. Таким образом, если первичные учетные документы, составленные в электронном виде и подписанные электронной подписью, соответствуют всем необходимым требованиям, они являются равнозначными (имеющими равную юридическую силу) документам, составленным на бумажном носителе и подписанным собственноручной подписью.
При организации обмена электронными документами с контрагентами целесообразно заранее определиться с перечнем должностных лиц, посредством электронных подписей которых будут подписываться электронные первичные документы, учитывая, например, что товарная накладная (форма ТОРГ-12) предполагает наличие личных подписей главного бухгалтера, а также лиц, которые разрешают и производят отпуск груза.
Уже сейчас в программе "1С:Управление торговлей 8" реализована возможность прямого обмена между продавцом и покупателем по электронной почте первичными документами в электронном виде (например, счетами, накладными, актами выполненных работ, отчетами комиссионера и т.д).
Внутренними распорядительными документами предприятия полномочия подписания электронных документов от имени главного бухгалтера, а также лиц, которые разрешают и производят отпуск груза и других ответственных, может быть передано одному (единственному) сотруднику, который является уполномоченным держателем электронной подписи предприятия. Технология подписания электронных документов в программе "1С:Управление торговлей 8" реализована так, что непосредственные исполнители, утвердив электронный документ, могут поставить его в очередь на подписание к ответственному лицу. А держатель электронной подписи может подписывать документы как по отдельности, так и списком.
