Так ли страшен аудит кадровой документации?
Автор: Кретова Наталья, консультант по управлению персоналом.
Что такое кадровый аудит? Многие руководители компаний часто задаются этим вопросом, хотя боятся этого действа, однако делают это напрасно. Все хорошо понимают, что такое аудит бухгалтерской документации, и какие действия могут быть после его проведения. Если посмотреть на процедуру проведения аудита кадровой документации и документооборота, можно найти сходства и различия с проведением аудита бухгалтерского. Общее у них то, что проверяется соответствие ведения документации требованиях законодательной базы. Проводится бухгалтерский аудит регулярно, и также регулярно исправляются неточности и ошибки в ведении бухгалтерского учета. Кадровый же аудит проводят тогда, когда «жареный петух» ну сами понимаете куда клюет........
Можно считать образ не совсем корректным, но, как правило, так оно и происходит. Причем развитие ситуации, с незначительными отклонениями одинаковое: сначала трудовой спор с работником, потом жалоба в инспекцию по труду, а потом уже инспектор стучится к Вам в дверь. Вот тогда то и вспоминают о кадровых документах, так как нарушение законодательства о труде может повлечь дисквалификацию руководителя компании, штрафы, остановку деятельности на срок до 90 суток.
Рассмотрим, как можно провести аудит кадровой документации. Первый - и самый простой способ - самостоятельное проведение аудита и выявление неточностей, которые необходимо будет исправлять.
Второй способ: привлечение внешних консультантов для реализации проекта. И естественно, у каждого из этих способов есть свои преимущества и недостатки.
Очевидно, что аудит собственными силами не требует дополнительных финансовых вложений (однако отнимает определенное и довольно длительное время у сотрудников). Кроме того, при проведении аудита сотрудниками собственной кадровой службы не возникает вопрос сохранения конфиденциальности.
С другой стороны, проводя аудит своими силами, компания продолжает вариться в «своем соку» и не выходит за рамки, которые установлены в компании. Аудит же, проводимый силами привлеченных специалистов, хорош тем, что, как правило, мероприятия по приведению кадрового документооборота составляются непосредственно под компанию, ее возможности и локализацию, но с учетом практических знаний, навыков и изменений трудового законодательства. И опять-таки, это сладкое слово контроль и ответственность...... Легче всего менять обещания, данные самим себе и сложнее всего брать ответственность за результаты работы. Поэтому часто, проведя аудит кадровой документации своими силами, его результаты кладутся в стол и никакие действия не предпринимаются.
Поговорим немного о сроках реализации проекта по проведению аудита кадровой документации. Обычно кадровый аудит проводится за текущий год, плюс один год назад. Это связано с тем, что более давние документы, как правило, уже сданы в архив, и извлечение их оттуда бывает не всегда удобно для компании. Можно, конечно, проводить аудиты и за более большой период, ошибки будут идентичны и они повторятся с разницей во времени, поэтому можно считать проведение аудитов за больший срок необоснованной тратой времени и денег.
Итак, компания решилась на проведение аудита кадровой документации. Все административные вопросы решены, и вот настает тот день, когда приходит консультант. К этому времени компания готовит все имеющиеся в наличии кадровые документы, которые созданы, как уже было сказано за текущий год, плюс один год назад. Это необходимо для того, чтобы консультант смог правильно составить представление о том, что происходит с кадровыми документами компании. Изучение документов может длиться от одного до нескольких дней, в зависимости от требований компании и состояния дел. Максимальный период изучения кадровых документов не ограничен, так как, опять же, все зависит от численности компании и от ее запроса. После проведения изучения документов для компании составляется отчет, в котором кратко описывается существующая ситуация и представленные для анализа документы, приводятся требования законодательства, на основании которых подготавливается третий, самый важный на мой взгляд рекомендационный блок по изменению ситуации. Сроки подготовки отчета составляют от одной недели, до одного месяца.
Далее возможны два варианты развития событий.
Первый - компания самостоятельно принимает решение о реализации изменений и самостоятельно контролирует ход выполнения работ, которые могут выполнять внешние специалисты.
Второй - компания опять же приглашает внешнего специалиста или специалистов для реализации проекта. Надо отметить, что привлечение внешних специалистов требует внушительных финансовых затрат.
В текущей ситуации дефицита свободных денежных средств с одной стороны и неопределенности с занятостью работников с другой, когда компании не могут позволить себе лишние траты на внешних специалистов, применяется практика составления консультантами плана работ по итогам аудита и контроль за его исполнением внутренними специалистами компании. Т.е. компания, по итогам аудита и представления отчета, дополнительно получает план работ, после чего назначает ответственных за его реализацию, а внешний специалист, который проводил аудит и составлял план работ, контролирует исполнение проекта в заданные сроки и, в случае необходимости, поправляет внутреннего специалиста. Такой вариант облегчает финансовую часть решения вопроса и ресурсную, с точки зрения обеспечения работников занятостью и выполнения работ согласно плану. Проводя такие работы, компания уверена в том, что все действия сотрудника, выполняющего работу, находятся под контролем внешнего специалиста. С другой стороны, можно быть уверенным в том, что восстановление документооборота пройдет менее болезненно т.к. все документы оформляет и подписывает внутренний специалист, адаптированный к компании, что не вызовет дополнительных сомнений и страхов.
Таким образом, в ходе реализации работ, компания гарантированно приводит свою кадровую документацию в соответствие с требованиями действующего законодательства, а это означает, что компания готова к проверкам государственных органов и при этом защищена от необоснованных действия работников.
